Utilisez les alertes sur Zoho Analytics pour suivre vos KPI

Surveiller l’activité de son entreprise grâce à un ou plusieurs tableaux de bord est une pratique très efficace. Lorsque cette méthode est maîtrisée, on peut dire que l’entreprise est passée en mode Data Driven. Son directeur devient alors un véritable pilote qui dirige non plus à vue, mais avec des indicateurs clés de performance. Ces derniers sont représentés sous forme de graphiques ou de tableaux, regroupés par thème (facturation, marketing, RH, etc.) dans des tableaux de bord.

Passez en mode Data Driven ? 

Étudions votre éligibilité

Un des tableaux de bord que nous pourrions qualifier de « gagnants » concerne le monitoring de son site internet. Il permet de mettre en avant des problèmes tels que des erreurs 404, des temps de chargement de pages excessifs, un taux de transformation en chute libre, un type d’erreur généré qui pourrait nuire à l’expérience utilisateur et bien d’autres points. Nous parlons de ce tableau de bord car il est un bon exemple pour aborder le thème de cet article : les Alertes proposées par Zoho Analytics !

À quoi servent les alertes ?

Les tableaux de bord ne sont pas mis en place pour la décoration, il est bien sûr important de les vérifier régulièrement pour s’assurer que les KPI ne sont pas dans les choux ! Cependant, pour certains tableaux, comme celui pris en exemple, il peut être plus judicieux de programmer des alertes qui se déclencheront quand il y a une variation significative dans les données. Découvrons donc comment mettre en place ces alertes qui pourraient bien vous éviter de passer à côté de problèmes importants.

1] Créez des alertes sur Zoho Analytics

Le graphique ci-dessous est un exemple de graphique que vous pourriez avoir dans votre dashboard monitoring. Il permet de suivre le nombre d’erreurs 404 générées sur le site par jour. C’est sur ce graphique que nous allons activer les alertes.

La première question à se poser est : quel seuil d’alerte définir ? Dans notre cas, nous aimerions que le nombre d’erreurs 404 ne dépasse pas 5 erreurs par jour. Nous pourrions aussi choisir un seuil à 0.

Mise en place

Rendez-vous sur le graphique (Vous devez être en Mode Affichage plutôt que Conception) et cliquez sur l’icône Alerte -> « Créer une alerte »

Vous pourrez paramétrer votre alerte comme ceci :

Nom de l’alerte : choisissez un nom identifiable pour retrouver facilement votre alerte parmi d’autres.

Conditions : sélectionnez la ou les conditions qui déclencheront l’alerte en fonction de vos besoins. Dans notre exemple, l’alerte sera déclenchée lorsque le nombre d’erreurs 404 sur le site dépasse 5.

Fréquence : déterminez la fréquence à laquelle l’alerte vérifiera si elle doit être déclenchée. La fréquence maximale disponible sur Zoho Analytics est d’une fois par heure. Il est important de noter que pour que les alertes soient opérationnelles, il est aussi nécessaire de synchroniser régulièrement les données sur Zoho Analytics.

Actions à exécuter : choisissez comment vous souhaitez être alerté. Les options incluent l’envoi d’un e-mail (à plusieurs destinataires, par exemple), l’envoi d’un message sur Zoho, ou même la notification sur d’autres plates-formes telles que Slack ou Microsoft Teams.

Une fois votre alerte enregistrée, elle sera opérationnelle et vous pourrez la retrouver dans l’onglet « Gérer les alertes »

En suivant ces étapes simples, vous pouvez maintenant créer des alertes sur Zoho Analytics.

2 ] Limiter les alertes

Au début de l’article, nous avons volontairement mis en avant le tableau de monitoring, car il s’avère tout à fait adapté à la mise en place d’alertes. Nous vous conseillons cependant d’éviter de créer des alertes pour chacun de vos graphiques, car très vite elles ne seraient plus consultées.

Le mot d’ordre devrait être : « si je reçois une alerte, je dois pouvoir intervenir immédiatement. » Elles doivent correspondre à une tâche Urgente / Importante, pour reprendre la classification d’Eisenhower.

J’espère que cela vous sera utile !

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