Regroupez les données de votre CRM en quelques clics avec Zoho DataPrep

Lorsque nous utilisons un CRM, il arrive fréquemment que certaines données soient mal enregistrées dans notre outil. La gouvernance des données est alors un défi à relever pour remédier à ce problème. Et heureusement pour les équipes, il existe désormais des outils faciles à utiliser à un coût très raisonnable.

Pour illustrer notre article, nous allons prendre l’exemple des utm_source que vous êtes censé récupérer lorsqu’un lead arrive dans votre CRM. Pour de multiples raisons, il est fréquent de se retrouver avec plusieurs valeurs différentes pour une même source, par exemple : « facebook », « Facebook » , « fb » , etc. Il convient alors de fusionner / regrouper ces sources pour rendre les analyses possibles. 

Sachez que ce problème est également présent pour les données dans Google Analytics 4. Vous pouvez consulter notre article concernant le nettoyage de données pour Google Analytics 4.

Découvrez la préparation de données avec Zoho DataPrep

Nous allons voir comment préparer les données de votre CRM avec l’outil Zoho DataPrep présent dans la suite Zoho One ou Zoho Analytics. L’outil est très complet, nous ne pourrons pas vous faire découvrir toutes les fonctionnalités, nous allons nous concentrer sur une fonction simple qui permet de regrouper des données. Ça tombe bien, c’est exactement ce dont nous avons besoin pour régler le problème mentionné plus haut. 
Si vous avez besoin de conseils à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter.

Préparez vos données

Vous collectez beaucoup de données, mais ne les exploitez pas réellement ?

Étudions vos possibilités

Découvrons sans plus attendre les différentes étapes pour faire en sorte que vos données passent du statut non exploitable à exploitable.

1] Importez les données dans Zoho DataPrep

Tout d’abord, si vous êtes nouveau sur cet outil Zoho DataPrep, il faudra créer un espace de travail :

Ensuite, choisissez une source de données :

Vous pouvez importer vos données depuis plusieurs sources, dont un fichier externe de type CSV. Mais l’intérêt principal de cet article est plutôt de vous montrer la facilité avec laquelle vous pourrez jongler avec vos données en utilisant la suite d’outils Zoho.

Une fois que vous avez cliqué sur la source de données Zoho CRM, vous avez la possibilité d’importer des modules :

Pour modifier le champ « source des contacts », nous aurons seulement besoin d’importer le module « Contacts ».

Pour le champ « Importer des données depuis », je vous conseille de mettre une date bien inférieure à vos données pour être sûr de toutes les englober. J’ai importé les données depuis 2010, j’ai donc à coup sûr tous mes contacts.

À la fin de l’import, vous aurez donc accès au module du CRM. Cela vous affichera toutes les colonnes du module, il y en a généralement beaucoup. Je vous conseille d’enlever toutes les colonnes inutiles pour n’avoir plus que :

  • l’ID : l’identifiant qui permet d’identifier chaque enregistrement
  • les colonnes que vous comptez modifier

Pour supprimer les colonnes que vous n’utiliserez pas, cliquez sur la flèche à côté du nom de la colonne :

Ensuite, vous pourrez choisir l’option « Supprimer » (icône corbeille) puis vous pourrez sélectionner toutes les colonnes que vous voulez supprimer.

Finalement, après avoir supprimé nos colonnes dans « Contacts », nous nous retrouvons avec ces deux colonnes :

Les ID ont été volontairement tronqués pour ne pas afficher les vraies valeurs, vous devrez avoir de votre côté des ID tous différents.

2] Regroupez vos données dans Zoho DataPrep

Pour fusionner des valeurs très similaires sur Zoho DataPrep, il existe une fonctionnalité qui s’appelle « Grouper et Fusionner ». Elle est accessible en cliquant sur la flèche (en haut à droite de la colonne que l’on souhaite) et en sélectionnant : « Grouper et Fusionner ».

Cette fonctionnalité trouve automatiquement les valeurs qu’on pourrait fusionner (grâce aux ressemblances des valeurs) :

Vous pourrez paramétrer les valeurs à inclure dans ces regroupements ainsi que les valeurs en sortie. Vous aurez également un aperçu des modifications que vous êtes en train de faire avec l’affichage d’une colonne Aperçu.

Après avoir appliqué les modifications, vous aurez donc votre colonne avec les nouvelles valeurs.

3] Exportez les données nettoyées vers votre CRM

Zoho DataPrep, en plus de préparer et nettoyer nos données, offre la possibilité d’exporter les modifications directement vers le CRM. Pour cette dernière étape, il faudra utiliser le CRM Zoho. Dans le cas contraire, vous aurez les possibilités d’export habituelles : Fichiers, Base de données Cloud, mais aussi Google BigQuery et Zoho Analytics. 

Pour exporter les données vers Zoho CRM, cliquez sur le bouton « Exporter » situé en haut à droite de l’écran :

Ensuite, choisissez Zoho CRM comme application. Vous aurez cette fenêtre qui vous permettra de modifier votre colonne dans le CRM :

  1. Modules : choisissez ici le module où vous voulez faire les modifications.

  2. Comment gérer les données dans le CRM ? : choisissez la façon dont les données seront implémentées. Dans notre cas, il faut choisir « Seulement mettre à jour les éléments ».

  3. Faire correspondre en fonction du champ : vous devrez mettre votre colonne ID pour faire correspondre les modifications aux bonnes lignes sur le CRM.

 

Je vous recommande fortement de cocher « Ignorer le vidage d’un champ » pour ne pas perdre de données.

Vous pouvez également « Supprimer les enregistrements ». Cette option permet, si elle est activée, de supprimer la table sur Zoho DataPrep après l’exportation dans Zoho CRM. Nous vous conseillons de la décocher pour pouvoir retrouver les manipulations que vous avez faites.

Voilà, vous pouvez maintenant regrouper les données de votre CRM et vous n’aurez plus de problèmes de valeurs en doublon.

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