Comment faire parler la data ?

Dans notre dossier “Les 3 étapes clés pour passer à la BI”, nous avons déjà étudié La digitalisation des process. Découvrons aujourd’hui comment accéder à la Data produite par vos outils

La facilité : utiliser les rapports inclus aux outils 

D’instinct, lorsque vous utilisez un outil, il apparaît logique de consulter les rapports de cet outil, lorsque ce dernier en propose bien sûr. Pourtant, vous allez voir que cela peut être un piège, voire une voie sans issue.

Je dois jongler entre plusieurs outils

En effet, il s’agit du premier problème. Si vous utilisez un tableau de bord pour chaque outil, cela va vite devenir chronophage.

Je n’ai jamais ce que je veux

C’est vrai, rares sont les tableaux de bord créés pour tous qui conviendront à vos attentes.

Mais le principal problème réside davantage dans l’impossibilité de croiser les données de plusieurs outils sur un même rapport. Cela limite considérablement vos capacités d’analyse.

Prenons un premier exemple simple :

Vous utilisez un outil de téléphonie connectée et souhaiteriez analyser la performance de la prospection téléphonique avec les rendez-vous pris sur l’agenda dédié de vos commerciaux.

En se limitant aux rapports des deux outils utilisés, il sera possible de consulter le nombre d’appels d’un côté, le nombre de rendez-vous de l’autre, mais si vous souhaitez comparer le nombre d’appels avec le nombre de rendez-vous pris, pour former les commerciaux qui en ont besoin, ce sera compliqué. 

Autre exemple :

Vous consultez vos dépenses publicitaires sur vos plateformes habituelles (Adwords, Facebook etc…) et les rendez-vous effectués avec vos clients sur votre agenda.

Là encore, vous pouvez analyser les dépenses de vos campagnes, mais si vous voulez relier les actions produites par les prospects issus de ces campagnes, aux dépenses, ce ne sera pas possible.

Bonnes pratiques 

À l’instinct : la méthode empirique du reporting 

Dans la pratique et de manière assez instinctive, les sociétés font ce qu’on appelle du reporting. Cela consiste à exporter la data des différents outils et la recomposer sur un tableur. Dans notre 1er exemple, vous exporteriez les appels par commerciaux sur une période donnée. Idem pour les rendez-vous. Et vous pourriez relier le tout sur Excel ou Google Sheet pour avoir toutes les informations sur le même tableau. Même chose avec le deuxième exemple.

C’est une bonne pratique, mais de cette manière vos rapports ne sont jamais vraiment à jour et cela comporte un risque d’erreur important dû aux actions manuelles répétitives. 

En mode expert et automatisé 

L’autre solution – et c’est vers celle-ci que nous vous conseillons de vous diriger – sera d’extraire la data des outils de manière automatique, pour la recomposer, là encore, de manière automatique, dans un outil de Data Visualisation. Voyons concrètement comment cela se passe.

En général, pour extraire la data d’un outil, on utilise ce qu’on appelle un connecteur. Celui-ci se connecte à votre outil de manière périodique (toutes les heures, jours, semaines, etc..), extrait la data de manière structurée et l’envoie dans une base de données. L’outil de visualisation peut ensuite se connecter à la base de données pour afficher toute sorte de tableaux et graphiques. Nous étudierons cela plus en détail dans le prochain post. 

Outils sans connecteurs

Si aucun connecteur n’est en place pour un des outils que vous utilisez, il est possible de le faire créer.

Dans le cas contraire, cela peut constituer un frein à votre développement et c’est pourquoi, quand vous choisissez un outil, il est primordial que celui-ci soit API friendly (Ouvert vers l’extérieur).

Le pilotage via la Data est proche 

La méthode, que nous venons de vous décrire, vous permet d’avoir des données en temps réel sans aucune action manuelle. C’est une étape obligatoire si vous utilisez plusieurs outils ou si vous avez fait le choix de mettre la data au centre de vos décisions pour être une entreprise Data Driven. 

Pour conclure 

Pour conclure, il convient de retenir qu’à ce stade, si vous êtes frustré par les rapports des outils que vous utilisez, c’est normal ! À vous de vous construire vos propres rapports.

Vous pouvez le faire de manière manuelle, via le bon vieux reporting. Mais cela comprend des risques et des inconvénients.

Vous savez désormais qu’il est possible d’extraire automatiquement la data de vos outils pour la recomposer dans des tableaux de bord faits entièrement selon vos envies et besoins, le tout de manière automatique.

Bientôt vous découvrirez les outils de data visualisation qui permettent de reconstruire la data, issue de vos différents outils, via des graphiques et des tableaux clairs et compréhensibles par tous.